La performance d’une société est grandement dépendante du facteur humain. Une organisation performante va atteindre voire même dépasser les objectifs de l’entreprise. Une structure cloisonnée en silos va avoir plus de mal à communiquer ce qui engendrera des retards et même des ratés. Cette sous performance va impacter la satisfaction client et les résultats de l’entreprise à terme.
Dans une situation idéale, la culture d’entreprise insufflée par les ressources humaines et le responsable de la communication interne aurait comme fondement des échanges réguliers et efficaces entre les personnes. Malheureusement, cette base n’est pas toujours acquise, loin de là. Du coup, il faut revenir aux fondamentaux.
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Bâtir un plan de communication interne
La communication interne se décline de différentes manières. Pour certains, cela passe par la soirée annuelle où le PDG félicite ses équipes pour leurs bons résultats. Pour d’autres, c’est le séminaire trimestriel qui permet de se souder autour d’objectifs communs. Pour la majorité, cela se traduit par des échanges interminables par email ou des réunions sans agenda ni plan d’action. Le problème est souvent le manque de coordination ou de vision globale entre ces différentes façons de communiquer.
La base de la communication, c’est l’interaction, l’échange bilatéral dans une relation équilibrée. Pour que cet échange soit constructif, il est nécessaire que chacune des parties ait voix au chapitre et puisse faire valoir sa position et ses arguments.
Dans une stratégie de communication réussie, il faut un plan clairement défini avec des actions concrètes à court, moyen et long terme. Cela vous permettra de renforcer votre marque employeur. Il est aussi essentiel d’allouer un budget spécifiquement à la mise en œuvre des objectifs de communication. Certaines actions sont très ponctuelles : séminaire de team building ou soirée annuelle. D’autres sont plus régulières : petit-déjeuner d’équipe, réunion mensuelle d’organisation, etc… L’important est d’établir des rituels et de s’y tenir. Voilà pour la forme. Sur le fond, tout le monde doit se sentir impliqué. Fournir un cadre, c’est bien mais il ne sert à rien si les équipes ne se l’approprient pas ensuite.
Utiliser des outils de communication modernes
De nos jours, les moyens de communication ont grandement évolué. Si l’on utilise encore beaucoup le téléphone, de nombreux échanges se font désormais par l’intermédiaire de solutions de messagerie instantanée comme Skype ou Slack. Avec ces logiciels, les employés peuvent échanger très rapidement à tout moment de la journée. La difficulté est le côté intrusif et l’hyper disponibilité qui peut en résulter. Il faut donc établir des règles sur les horaires d’utilisation mais aussi accepter qu’une réponse n’arrive pas toujours dans la seconde. Ces outils peuvent être très intrusifs donc quelques pratiques de bonne conduite sont utiles pour qu’ils demeurent un support plutôt qu’un problème.
Des logiciels métiers permettent de construire un véritable intranet RH, notamment pour gérer les congés et absences de façon digitalisée : https://www.my-intranet.com/support/utilisation/gestion-des-conges/. Ce type de solution collaborative réduit le recours aux formulaires papiers, si peu écologiques et tellement chronophages à traiter sans parler des sources d’erreur. Avec une solution de gestion des congés, l’employé soumet sa demande. Le manager la valide ensuite. Enfin, le service RH n’a plus qu’à intégrer les données en paie. Tout le monde dispose d’un planning clair et précis, mis à jour en temps réel, des absences prévues. C’est très pratique pour organiser l’activité d’un service.
Prendre en compte le fonctionnement de chacun
La communication d’entreprise doit s’adapter au fonctionnement de chacun. Certaines personnes ne liront jamais les newsletters que vous allez leur envoyer pour partager les actualités et les objectifs. En revanche, ces employés seront très réceptifs à un échange direct. Il faut donc trouver le bon canal de communication pour toucher chaque personne de manière individuelle.
Les managers doivent être le relai de la communication interne en entreprise. Ils partagent avec leurs équipes les enjeux stratégiques du projet d’entreprise. C’est indispensable pour que chaque collaborateur soit fédéré autour d’un projet commun. Ces échanges se font lors de réunions mais aussi de façon individuelle avec chaque collaborateur, par exemple au moment de la fixation ou du suivi des objectifs individuels. Chaque manager doit se rendre disponible et être à l’écoute.
La vidéo est également un bon moyen de communiquer. De nombreuses entreprises ont adopté cette méthode moderne. Les vidéos du top management fleurissent sur les réseaux sociaux d’entreprise. C’est un moyen efficace de faire circuler l’information sans aucun filtrage.
La vie de l’entreprise n’est pas un long fleuve tranquille. La communication ne doit pas être un moyen de fuir la réalité. Au contraire, elle se doit d’être transparente pour être crédible. Une communication efficace assume les difficultés inhérentes à chaque activité et propose des pistes d’améliorations pour le futur.